编者按：在大数据时代，提高城市建设档案管理水平，加快数字化建设进程，是城建档案事业发展的先进趋势和有力抓手。将传统管理模式与现代管理模式有机结合、将传统存储媒体与数字存储媒体相结合，做好城建档案数字化的过渡与衔接工作，为城市规划、城市建设、改善公共基础设施、加强城市管理提供可靠分析数据，是为建设事业平稳健康发展提供有力资料的保障。本文结合城建档案管理工作的实际，对城建档案数字化发展的现状与前景进行研究与探讨。
城建档案的定义和保存范围
原建设部于1997年12月23日发布《城市建设档案管理规定》，并于2001年7月4日出台《建设部关于修改〈城市建设档案管理规定〉的决定》对《城市建设档案管理规定》进行修正，住房和城乡建设部于2011年1月26日发布《住房和城乡建设部关于废止和修改部分规章的决定》，对《城市建设档案管理规定》进行第二次修正。目前，根据最新《城市建设档案管理规定》的第二条，对城建档案的定义作出了明确界定：城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。城建档案的收集、保存范围包括各类城市建设工程档案（工业、民用建筑工程、市政基础设施工程、公用基础设施工程、交通基础设施工程、园林建设、风景名胜建设工程、市容环境卫生设施建设工程、城市防洪、抗震、人防工程、部分军事工程档案资料），建设系统各专业管理部门（包括城市规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用、房地产管理、人防等部门）形成的业务管理和业务技术档案以及有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城市历史、自然、经济等方面的基础资料。城建档案较忠实地反映了工程建设的过程与成果，对强化工程质量监督机制，规范工程质量管理，预防渎职腐败问题发生，保存智力创新成果，提高建设工程全生命周期管理效率有着不可替代的作用。
《城市建设档案管理规定》还明确指出：城建档案的管理应当逐步采用新技术，实现管理现代化。城建档案数字化作为档案数字化领域的专业分支，旨在将传统的以纸张、录像音带为存储介质的各种原始城建档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段，转换成为图片文件、声音文件和录像文件，再运用存储管理技术将图片和索引字段存储于磁带库、光盘库等各种大容量的存储介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的城建档案资料，可以发布到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，实现数字档案管理网络化管理技术。
数字化管理的意义
一、为城建档案提供海量信息存储空间。
随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，而传统的纸制档案存储空间大、查阅不便、维护成本高，难以适应数字化时代的飞速发展。城建档案作为城市规划、建设发展过程中直接形成的真实记录，包含着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等各个专业部门。作为城建档案的存储介质，载体形式主要有磁盘、光盘及录音、录像、文字、图纸、图表、照片等。城建声像档案是城建档案的重要组成部分，是指在城市建设中直接以图片、录音、录像等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明为主的历史记录。我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。录音、录像带作为声像档案的重要组威部分，如何保管和有效利用是一个值得研究的问题。磁性物质容易受外界环境如空气、温度等影响而改变，因此，将录音、录像带通过计算机技术转化为数字化电子文件，延长其寿命是声像档案保管利用的最佳途径和必然趋势。采用现代高新技术，对城建档案优化信息源、整合档案信息，以实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，将会为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。声像档案管理问题是时代赋予城建档案管理者的新任务。声像档案是提升城建档案社会地位的极好载体。在声像档案地位越显重要的今天，特别是在高速发展的现代化技术与传统管理工作转化时期，积极探索、研究好声像档案管理这一问题，对城建档案数字化建设发展有十分重要的意义。
二、提供更加科学、便捷的查阅、管理方式。
建设单位和管理部门经常需要获取历史城建档案的信息，传统的做法是根据项目需求前往城建档案馆查阅图纸，由于存在档案移交周期和用地档案、工程档案分别在不同单位储存的情况，在调阅档案过程中，常常出现因档案存储地点不确定而出现的往返奔波情况，同时传统的纸质档案管理方式，主要进行手工查阅，也很难满足现代社会需要，这些都对城建档案馆的整体形象、服务质量和各种效率造成了影响。建设分布式数据库，以建设项目为主题集成规划管理数据库、城建档案数据库，实现规划信息与城建档案信息的相互操作，可以在一个部门查询多个部门的信息，有利于提高办公效率与服务质量，更主要的是实现了通过数字城建档案为城市规划、建设与管理服务。为此，有必要进行城建档案的数字化管理，以满足新形势下的查阅、利用需求。
三、提高档案利用效率，丰富数据服务功能。
城建档案数字化的应用极大地提高了城建资料的归档工作效率，同时促进了城建档案利用效率的提升。城建档案数字化应用能够实现即时数字信息的有效运用，快速为管理者决策提供服务支持，并促使城建信息超越了时间与地域的限制，进而提高了档案管理的工作效率。
实施数字化管理，建立准确的城建档案数据分析系统，与传统纸质档案管理相比，可产生新的优势功能：一是预警预报功能，即通过对城建档案的分析，进一步提高城市规划管理工作的科学性、高效率、提前性与服务性。二是根据城市规划管理与城建档案管理工作的密切相关性，在标准统一、业务流程整合、数据成果共享、功能设计与互操作等方面进行总体考虑，有利于提高规划管理与档案管理的协作关系，提高数字档案的利用率与服务质量，节约资源，避免重复建设。
数字化的策略
以查询需求为导向。以档案管理工作为中心，以方便查询与管理为出发点，从而推动整个城建档案数字化的进程。城建档案数字化必须以查询需求为导向，研究更方便、快速的查询方式，研究在查询结果显示给用户的同时，与其相关的信息旁白方式的展示，便于用户可以清晰地看到与该档案相关的档案概览。
加速数字化进程。城建的档案数字化进程不可能一蹴而就，因此，在日常工作中，必须一方面认真完成现在档案的管理工作；另一方面，积极地加快实体档案录入与著录工作，以加快整个档案的数字化进程。
整合资源，优化服务。城建部门可以依托自身的优势，创建以城建档案为核心、以基础地理信息等为特征的具有城建特色的大型数据库信息系统。系统可以包括城市地下信息综合管理系统大型数据库、城市规划审批成果展示大型数据库、城市地下综合情况管理大型数据库、城市重要工程大型数据库以及城建声像资料管理数据库等。数字化的档案馆在传统档案馆基础之上，提高了档案管理的工作效率，无论是档案查询还是管理，都可以达到秒级操作，而传统的实体档案查询工作则是分钟级的，有时甚至还是小时级的，这就体现出了数字化档案管理的巨大优势，这种优势不仅表现在时间的节省上，而且还表现在数字档案可以非常容易地将档案进行分类、整合、建立关联等操作，从而较为快速地建立起一套立体化、多层次化、甚至是突破馆界的档案体系，同时城建档案也可以较为方便地在互联网上实现资源共享。
建设电子文件归档。建设类电子文件的归档工作是城建档案数字化的一项重要工作。任何其他形式的档案格式都必须首先转换成电子档案格式，然后对其进行归档、著录，以便于查询、管理、分享、传播。建立建设工程电子文件归档系统的目标之一，即是要将这种以纸质档案为核心的管理模式逐步向电子档案为核心的管理模式转变，以顺应无纸化办公的发展。这种发展的理想状况是全电子文件归档和全电子档案管理。这一发展和转变是一个循序渐进的过程，目前建设工程电子文件归档系统的首要功能需求是建立一套以电子文档管理、实体文档管理并行且电子文档管理先行为特点的建设工程电子文件归档工作流程。
资料信息数字化推进。全国、全省城建档案信息化建设规划的总体要求是继续推进城建档案馆馆藏信息数字化工作。根据实际需要，城建档案馆可以采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字资源，为数字城建档案馆建设夯实墓础。数字化的对象主要分成两大类，文书档案这一类的比例较少。
1.针对档案数字化要求，数字化录入工作采用流水线的工作方式，以提高数字化加工的速度和质量。在扫描流程方面，通过深入理解数字化加工的业务流程，制订扫描加工的各个工序及相关岗位的任务，从档案整理、扫描、质检、总检、抽样检查、档案复原等各个工序进行流程控制，防止漏检、图像不合格、索引信息不匹配等问题的发生。在制订项目计划时，必须对项目风险进行评估，对风险等级高的进行重点监督、对风险等级低的予以适当防范。
2.采用双机著录方式，对两人录入的每个字都进行对比，如果完全相同才允许归档，以确保录入的准确率。字段著录存放在数据库中统一管理。
3.在数据自检合格后，提交验收。提交验收数据不合格的组织再次全面复检。数据验收合格后，著录条目和全文数据向数据库迁移。通过专门的目录提取工具，在加工数据库中，根据目录数据有不同的标识位。根据这些标识位，来判断是否需要进行提取，提取完成后的数据格式应符合相关的格式要求，文书文件格式可以是XML、DBF、TXT等的方式存储，图纸文件格式主要是JPEG、TIFF等方式储存。
4.通过接收建设电子文件、文字信息摘录、文件及图纸扫描、声像档案数字化等多种手段，建设城建档案数据库，尤其优先建设重点建筑物及构筑物数据库（反恐怖数字档案信息库）、地下设施数据库。城建档案库数据结构设计应符合检索优先的原则，具备安全、合理、高效、灵活等特性。各种不同类型的城建档案数据，均应尽量统一格式标准。
我国城建档案工作起步较晚，但发展非常快。城建档案古已有之，它与城市建设活动同根同源，既记录了城市的历史面貌，又在一定程度影响了城市建设的内容和走向。城建档案的数据库建设应该具有城建档案专业特色，并合理应用相应的技术，根据原始档案和资料情况选择图形数据形式，保证数据的原始性、真实性、准确性、一致性，在实现城建档案目录的规范化、标准化的基础上，进一步完善城建档案目录数据库的建设，逐步建成城市规范化的分布式城建档案目录数据库，实现城建档案目录信息资源的网络共享，提高档案检索利用服务质量。
