浅谈工程索赔在施工管理中的运用

    莱阳市住房和规划建设管理局  姜栋芹

    建设工程索赔通常是指在合同的履行过程中，合同一方因对方不履行或未能正确履行合同所规定的义务而遭受损失后，向对方提出的补偿要求。索赔的性质属于一种经济补偿的行为，是承发包双方在施工过程中普遍存在的、经常发生的管理业务，在工程建设过程中，特别是在工程施工过程中，由于经历的时间长，影响的因素多，建设环境及合同关系复杂，工程索赔事件时有发生，因而加强施工管理中的索赔很有必要。建设工程索赔对加强企业内部管理，提高企业素质，维护承包商的自身正当权益、弥补工程损失、提高经济效益具有非常重要的意义和作用。成功的索赔可使项目的收益大大增加，“中标靠低价，盈利靠索赔”是许多承包商总结的经验，索赔以本身费用少，经济效果明显而受到承包商的高度重视。笔者就索赔在施工管理中的运用谈一点个人的看法。

    一、索赔的起因

    引起建设工程索赔的原因很复杂，主要有以下几方面；

    1.工程建设的复杂性及多变性

    建设工程规模大、技术强、投资额大、工期长、材料价格变化快。建设工程在实施过程中存在许多不确定性因素，]而合同则必须在工程开始前签订，它不可能对工程项目所有的问题都能作出合理的预见和规定，而且业主在实施过程中还会有许多新的决策，这一切使得合同变更极为频繁，而合同变更必然会导致工程项目工期和成本的变化。

    2.工程合同的复杂性及易出错性

    建设工程合同文件多且复杂，经常会出现措词不当、缺陷、图纸错误、设计变更以及合同文件前后自相矛盾或者可作不同解释等问题，容易造成合同双方对合同文件理解不一致，从而出现索赔。

    3.工程建设主体的多元性

    由于工程参与单位多，一个工程项目往往会有业主、承包商、监理工程师、分包商、材料设备供应商等众多参加单位，各方面的技术、经济关系错综复杂，相互联系又相互影响，只要一方失误，不仅会造成自己的损失，而且会影响其他合作者，造成他人损失，从而导致索赔和争执。

    二、索赔意向的提出及资料的建立

    根据招标文件及合同文件的有关规定提出索赔意向书，索赔意向书应包括事件发生的时间和情况、合同依据的条款和理由、提供事件发展的动态、对工程成本和工期产生不利影响程度。

    索赔意向书交由监理工程师签字确认，必要时施工单位的负责人，建设单位的工程师要一起到现场核对。

    索赔意向书交由监理工程师签字确认后要及时搜集证据，索赔成功很大程度上取决于对索赔作出的解释和强有力的证明材料。收集的证据要确凿，理由要充分，所有工程费用和工期索赔应付有现场监理工程师认可的记录和计算资料相关的证明材料。

    由于索赔引起费用或工期增加，故往往为上级主管单位复查的对象，为真实、准确反映索赔情况，施工单位应建立、健全工程索赔台账或档案。

    对合同工期内发生的每笔索赔均应及时登记，工程完工时形成一册完整的台账，作为工程竣工资料的组成部分。

    三、索赔报告的编写及提交

    索赔报告是承包商向监理工程师提交的一份要求业主给予一定的经济补偿或延长工期的正式报告，在索赔事件对工程产生的影响结束后，一般在28天内向监理工程师提交正式索赔报告。编写的索赔报告必须有合同依据，有详细准确的损失金额及时间的计算，要证明客观事物与损失之间的因果关系，能说明业主违约或合同变更与引起索赔的必然联系。

    编写的索赔报告必须准确，须有一个专门的小组和各方的大力协助才能完成，索赔小组的人员应具有合同、法律、工程技术、施工组织计划、成本核算、财务管理、写作等各方面的知识，进行深入的调查研究，对较大的、复杂的索赔需请有关专家咨询，对索赔报告进行反复讨论和修改，写出的报告要有理有据，责任清楚、准确，索赔值的计算依据正确、计算结果准确，用词要婉转和恰当。

    索赔报告要简明扼要，条理清楚，便于对方由表及里，由浅入深和阅读了解，索赔报告编写完毕后，应及时提交给监理工程师提出正式索赔。索赔报告提交后，承包商不能被动等待，应隔一定的时间，主动向对方了解索赔处理的情况，根据所提出的问题进一步作资料方面的准备，尽可能为监理工程师处理索赔提供帮助、支持和合作。

    四、索赔的技巧

    索赔的技巧是为索赔的战略和策略目标服务的，因此，在确定了索赔的战略和策略目标之后，索赔技巧就显得格外重要，索赔技巧应因人、因客观环境条件而异。

    1.及时发现索赔的机会

    作为承包商，在投标报价时就应考虑将来可能要发生索赔的问题，要认真研究合同文件中条款和规范，仔细勘察施工现场，探索可能索赔的机会，在报价时要考虑索赔的需要，在进行单价分析时，应列入生产效率，把工程成本与投入资源效率结合起来，这样，在施工过程中论证索赔原因时，可引用效率降低为论证索赔的根据。同时，要说明效率降低，承包商应做好施工记录。记录内容包括每天使用的设备工时、材料和人工数量以及施工中遇到的问题。

    2.签好合同协议及口头约定

    在商签合同过程中，承包商应对明显把重大风险转嫁给承包商的合同条件要求修改，达成修改协议后应以“谈判纪要”的形式写出，作出该合同文件的有效组成部分，同时，对于监理工程师的口头指令应予以书面确认，为将来的索赔创造机会。

    3.索赔计价方法和款额要适当

    索赔计算时采用“附加成本法”容易被对方接受，这种方法只计算索赔事件引起的计划外的附加开支，计价项目具体，使经济索赔能较快得以解决，另外索赔计价不能过高，否则让对方产生反感，使索赔报告束之高阁，长期得不到解决，另外还有可能让业主准备周密的反索赔计价，使索赔工作更加复杂化。

    4.采取单项索赔，避免一揽子索赔

    单项索赔事件简单，容易解决，而且能及时支付。一揽子索赔，问题复杂，金额大，不易解决，往往到工程结束后还得不到付款。

    总之，要做好索赔工作，一是必须全面认识索赔，端正索赔动机，才能正确对待索赔，索赔问题涉及的层面相当广泛，既要求索赔人员具备丰富的工程技术知识与实际施工经验，使得索赔问题的提出具有科学性和合理性、可行性，符合工程实际情况；又要求索赔人员通晓法律、合同、经济、技术知识、使得提出的索赔具有法律依据和事实证据；并且还要求在索赔文件的准备、编制和谈判等方面具有一定的技巧性，使索赔的最终解决表现出一定程度的伸缩性和灵活性。二是索赔工作应贯穿于整个工程项目的管理过程中，必须从签订合同起，直至执行合同的全过程中，承包商或业主认真注重预防保护措施，建立健全索赔业务的各项管理制度。在工程项目的招标、投标和合同签订阶段，作为承包商或业主应仔细研究工程所在地的法律、法规及合同条件，特别是关于合同范围、义务、付款、工程变更、违约及罚款、特殊风险、索赔时限和争议解决等条款，必须在合同中明确规定当事人双方的权利和义务，以便为将来可能的索赔提供合法的依据和基础。在合同执行阶段，合同当事人应密切注视对方的合同履行情况，不断地寻求索赔机会，同时自身应严格执行合同义务，防止被对方索赔。